<aside>
Wat goed dat je hier beland bent! Neem de tijd om deze kickstart in je eigen tempo door te lezen en te maken. De eerste stap, door dit te openen, heb je al gezet. Dus nu die drempel weg is, kun je met een gerust hart gaan dromen over jouw evenement en het stapje voor stapje meer werkelijkheid maken.
Laat je overigens niet afschrikken door het woord ‘evenement’, dat is simpelweg een overkoepelend woord voor een moment met publiek (en dat is wat je wilt toch? Een voorstelling, expositie, releaseparty…). Hierdoor lijkt het wellicht ineens groot en veel, maar dat lijkt het. Want wanneer je het stapje voor stapje aanpakt, is het ineens behapbaar en een stuk minder eng.
En sidenote… je evenement hoeft er niet vandaag al te staan, hè 😉 (want als je dat wel wilde, dan moet ik je toch teleurstellen en had je net iets eerder moeten beginnen… Rome is immers ook niet in 1 dag gebouwd. En jij ook niet).
Uit ervaring spreek ik dat het volledig opzetten van een nieuw evenement toch minstens 6 weken in beslag neemt (en dit is inclusief uitnodigingen zodat mensen ook echt een gaatje in de agenda vrij kunnen houden). Maar ik spreek ook uit ervaring als ik zeg dat iedereen een evenement kan organiseren (snij ik mezelf nu in de vingers, wellicht, maar kunnen is niet moeten).
Je hebt alleen af en toe een duwtje in de juiste richting nodig of wellicht gewoon een schop onder je kont en dat is precies waar deze kickstart voor bedoeld is.
Ben heel benieuwd naar jouw event en als ik je nog ergens mee kan helpen, wees niet verlegen en trek me gewoon (online) eventjes aan de mouw.
Dikke groet, Berlin 🩷
</aside>
<aside>
1 | Het concept
De belangrijkste stap van het hele organiseren, want als je niet weet wat je wilt of gaat organiseren, hoe moet je dan in vredesnaam alle andere stappen doorlopen? Wanneer het concept voor jou helder is en je weet wat je wilt, gaat keuzestress jou iets besparen (een beetje behoud je altijd). En eigenlijk weet je alle antwoorden op onderstaande vragen al. Het is alleen heerlijk om ze even op te schrijven, want dan wordt het echt en voelt het ook echt.
<aside>
Bijv. concert met voorprogramma | mini-expo met 8 werken | voorstelling met inleiding.
Het evenement wat ik ga organiseren is een ___________________________ _________________________________________________________________.
</aside>
<aside>
Bijv. personen die van X houden | mijn vrienden/familie.
Degene die ik graag op mijn evenement wil uitnodigen zijn _______________ _________________________________________________________________.
</aside>
<aside>
Bijv. ik wil mijn kunst delen | ik wil niet publiek ontmoeten | ik wil een boodschap overbrengen.
Ik organiseer dit evenement omdat ik heel graag _______________________ _________________________________________________________________.
</aside>
2 | De productie
Je concept wordt geen werkelijkheid zonder de productie ervan en iets meer detail. Voordat je echt gaat uitvoeren, moet je ook al over deze zaken nagedacht hebben. Anders heb je nog geen idee waar te beginnen en welke vervolgstappen er komen. Voordat je het gaat invullen heb ik wel een mini-regel, kies eerst “goed genoeg”. Later mag je altijd upgraden, maar dan maak je het nu niet gelijk eng om te regelen.
<aside>
Bijv. 30 januari | ergens in juni | voor 1 september | op een zondagochtend in november.
Het evenement vindt plaats op ______________________________________ omdat ___________________________________________________________.
</aside>
<aside>
Bijv. kleine zaal van lokaal theater | in het buurthuis | in een bruin café | op een evenementenlocatie.
Het evenement vindt plaats in _______________________________________ Plan B is _________________________________________________________.
</aside>
<aside>
Denk aan: mensen, materialen, techniek, leveranciers, etc.
</aside>
<aside>
Must pay (bijv. locatie, techniek, drukwerk, etc.) = €…
Nice to have (bijv. extra licht, fotograaf, goodiebag, etc.) = €…
</aside>
3 | De promotie
Het is natuurlijk wel leuk als er op jouw evenement ook publiek is. Hoe gaan die van jouw evenement horen? Hoe ga je ze overtuigen en binnenhalen? En wat moeten ze doen om aanwezig te kunnen zijn om van jouw werk als maker te kunnen genieten?
<aside>
Kom voor _________________________________________________________ en ga naar huis met ________________________________________________.
</aside>
<aside>
Bijv. Instagram, TikTok, nieuwsbrief, lokale krant, folder in de plaatselijke horeca etc.
Online kanalen ____________________________________________________ Offline kanalen ____________________________________________________.
</aside>
<aside>
Bijv. Bestel nu je ticket, Meld je nu aan, Deel dit met vrienden, etc.
_________________________________________________________________.
</aside>
4 | Risico + plan B
Als het organiseren van een eigen evenement geen risico had, dan hadden er heel veel meer evenementen bestaan. Dit onderdeel is dan ook hetgeen wat er in een financieringsaanvraag laat zien dat je goed onderzoek hebt gedaan, en je bewust bent van de risico’s die er kunnen zijn. En niet onbelangrijk, voor je eigen stresslevel is het altijd lekker om een plan B te hebben, wanneer het originele plan om welke reden dan ook niet lijkt te lukken.
<aside>
Bijv. te weinig tickets verkocht | de locatie kan niet doorgaan.
Risico 1 ___________________________________________________________
gevolg ___________________________________________________________.
</aside>
<aside>
Bijv. kleinschaliger maken | verplaatsen | winacties.
Risico 1 ___________________________________________________________
Plan B ___________________________________________________________.
</aside>
Vervolgstap
</aside>
<aside>
</aside>